Loa Janan, 24 Maret 2025 – Setelah sukses melaksanakan Rapat Persiapan Audit Kearsipan pada 13 Maret 2025, Pemerintah Kecamatan Loa Janan kembali melanjutkan langkah strategisnya dengan menggelar Evaluasi Audit Kearsipan. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Kecamatan Loa Janan pada 24 Maret 2025 pukul 10.00 WITA, sebagai bagian dari upaya meningkatkan tata kelola kearsipan yang lebih sistematis dan profesional.
Seusai pelaksanaan evaluasi di tingkat kecamatan, agenda berlanjut dengan Pendampingan Pengisian Instrumen Kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara pada pukul 14.00 WITA. Langkah ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem kearsipan di Kecamatan Loa Janan sesuai dengan standar nasional dan peraturan yang berlaku.
Evaluasi Audit Kearsipan: Meningkatkan Efisiensi Tata Kelola Arsip
Audit kearsipan merupakan bagian dari pengawasan terhadap pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap instansi pemerintah. Evaluasi yang dilakukan pada hari ini menitikberatkan pada beberapa aspek utama, di antaranya:
- Penyusunan Dokumen Kearsipan – Memastikan bahwa seluruh dokumen penting tersusun secara sistematis dan dapat diakses dengan mudah.
- Pengelolaan Arsip Dinamis – Meninjau efektivitas sistem pengelolaan arsip aktif dan inaktif.
- Keamanan dan Perlindungan Arsip – Mengevaluasi prosedur perlindungan arsip dari risiko kehilangan atau kerusakan.
- Penerapan Sistem Digitalisasi Arsip – Menyesuaikan pengelolaan arsip dengan perkembangan teknologi digital.
Dalam sambutannya, Camat Loa Janan, Drs. Hery Rusnadi, menekankan pentingnya audit kearsipan sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas pelayanan publik.
“Audit kearsipan bukan hanya sekadar evaluasi rutin, tetapi juga langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi administrasi pemerintahan. Dengan pengelolaan arsip yang baik, kita bisa memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan cepat dan akurat,” ujar Camat Loa Janan.
Evaluasi ini melibatkan seluruh staf administrasi Kecamatan Loa Janan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen dan arsip. Setiap unit kerja diberikan kesempatan untuk menyampaikan tantangan yang dihadapi dalam manajemen kearsipan serta solusi yang dapat diterapkan guna meningkatkan efektivitas sistem yang ada.
Pendampingan di Diarpus Kukar: Optimalisasi Pengisian Instrumen Kearsipan
Setelah menyelesaikan evaluasi di tingkat kecamatan, tim dari Kecamatan Loa Janan melanjutkan kegiatan dengan pendampingan pengisian instrumen kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara pada pukul 14.00 WITA.
Pendampingan ini bertujuan untuk membantu Pemerintah Kecamatan Loa Janan dalam menyusun laporan hasil audit kearsipan serta memastikan bahwa setiap aspek yang dinilai telah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh pemerintah pusat dan daerah.
Beberapa agenda penting dalam sesi pendampingan ini meliputi:
- Verifikasi dan Validasi Data Arsip – Mengecek kelengkapan data arsip yang telah diaudit.
- Penyusunan Laporan Audit Kearsipan – Menyusun laporan hasil audit yang mencakup temuan serta rekomendasi perbaikan.
- Pelatihan Pengisian Instrumen Kearsipan – Memastikan bahwa semua pegawai memahami cara mengisi instrumen kearsipan dengan benar dan sesuai dengan pedoman.
- Diskusi dan Konsultasi Teknis – Membuka sesi konsultasi untuk menyelesaikan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip.
Menurut salah satu tim pendamping dari Diarpus Kukar, proses pengelolaan arsip yang baik akan berdampak langsung pada efektivitas pelayanan publik. Dengan sistem yang tertata, masyarakat dapat memperoleh dokumen penting dengan lebih cepat dan akurat.
“Kearsipan adalah jantung dari administrasi pemerintahan. Jika arsip tertata dengan baik, maka pelayanan publik pun akan semakin efisien. Kami siap mendampingi Kecamatan Loa Janan dalam memastikan sistem kearsipannya berjalan optimal,” ujar perwakilan Diarpus Kukar.
Komitmen Pemerintah Kecamatan Loa Janan dalam Reformasi Kearsipan
Upaya yang dilakukan oleh Pemerintah Kecamatan Loa Janan ini merupakan bagian dari komitmen untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan berbasis data yang valid.
Camat Loa Janan menegaskan bahwa reformasi kearsipan akan terus dilakukan secara berkelanjutan guna menciptakan sistem yang lebih modern dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
“Kami akan terus berbenah dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi dalam sistem kearsipan. Tujuan utama kami adalah memberikan pelayanan yang lebih cepat, akurat, dan profesional kepada masyarakat,” jelas Drs. Hery Rusnadi.
Selain itu, Kecamatan Loa Janan juga akan menerapkan sistem arsip digital guna mengurangi risiko kehilangan dokumen dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan informasi.
Langkah Selanjutnya: Implementasi dan Monitoring Hasil Evaluasi
Setelah menyelesaikan evaluasi dan pendampingan, langkah selanjutnya adalah implementasi perbaikan serta monitoring berkala guna memastikan bahwa rekomendasi hasil audit diterapkan dengan baik.
Beberapa langkah konkret yang akan dilakukan antara lain:
- Pelatihan lanjutan bagi pegawai dalam pengelolaan arsip
- Penerapan sistem digitalisasi arsip secara bertahap
- Peningkatan fasilitas penyimpanan arsip untuk menjaga keamanan dokumen
- Evaluasi berkala untuk memastikan perbaikan terus berjalan
Dengan langkah-langkah ini, Pemerintah Kecamatan Loa Janan optimis bahwa sistem kearsipannya akan semakin baik dan mampu mendukung kinerja pemerintahan secara keseluruhan.
Kesimpulan
Evaluasi Audit Kearsipan yang dilaksanakan pada 24 Maret 2025 ini menjadi momentum penting bagi Pemerintah Kecamatan Loa Janan dalam memperkuat sistem administrasi dan pengelolaan arsip yang lebih profesional.
Dengan adanya pendampingan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara, diharapkan seluruh unit kerja di Kecamatan Loa Janan dapat memahami dan menerapkan standar pengelolaan arsip yang sesuai dengan regulasi.
Ke depannya, Pemerintah Kecamatan Loa Janan akan terus melakukan inovasi dalam sistem kearsipan, termasuk implementasi digitalisasi untuk mempercepat dan mempermudah akses dokumen bagi masyarakat.
“Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan demi pelayanan yang lebih baik bagi masyarakat Kecamatan Loa Janan,” tutup Drs. Hery Rusnadi.
